Trong môi trường làm việc hiện đại, nhu cầu thuê phòng họp chuyên nghiệp đang ngày càng tăng cao, đặc biệt với các doanh nghiệp không muốn tốn chi phí duy trì văn phòng cố định hoặc cần không gian chuyên biệt để tổ chức hội thảo, đào tạo, hay gặp gỡ đối tác. Tuy nhiên, giữa vô vàn lựa chọn, làm thế nào để chọn được dịch vụ cho thuê phòng họp phù hợp nhất?

Hãy cùng Novaup, đơn vị cho thuê phòng họp hàng đầu tại Hà Nội – chia sẻ 5 tiêu chí quan trọng giúp bạn chọn đúng không gian họp, đảm bảo cả hiệu quả công việc lẫn trải nghiệm của người tham dự.

1. Xác định rõ mục đích và quy mô buổi họp

Trước khi tìm địa điểm, doanh nghiệp cần trả lời rõ 3 câu hỏi cơ bản:

• Buổi họp nhằm mục đích gì? (Đào tạo, hội thảo, họp chiến lược, ký kết hợp đồng hay phỏng vấn?)

• Số lượng người tham dự là bao nhiêu?

• Cần những tiện ích gì đặc biệt (livestream, trình chiếu, ghi âm, workshop nhóm...)?

Gợi ý thực tế:

• Nếu buổi họp có dưới 20 người → nên chọn phòng họp nhỏ, setup kiểu U-shape hoặc Classroom.

• Nếu tổ chức hội thảo trên 50 người → cần không gian rộng, setup kiểu Theater với âm thanh – ánh sáng chuyên nghiệp.

• Nếu là buổi brainstorming hoặc đào tạo nội bộ → nên ưu tiên không gian linh hoạt, có bảng trắng, flipchart và bàn di động.

Tại Novaup, khách hàng có thể chọn từ nhiều loại phòng: từ phòng họp nhỏ 10 người đến hội trường 250 người, dễ dàng điều chỉnh bố cục phù hợp với mục đích.

2. Vị trí thuận tiện – yếu tố “vàng” trong tổ chức họp

Vị trí là yếu tố đầu tiên ảnh hưởng đến sự đúng giờ và trải nghiệm của người tham dự. Một địa điểm dễ tìm, giao thông thuận tiện, có chỗ gửi xe, gần các trục đường chính sẽ giúp giảm thời gian di chuyển và đảm bảo sự chuyên nghiệp.

Kinh nghiệm chọn vị trí:

• Ưu tiên địa điểm nằm tại trung tâm hoặc khu vực giao thông thuận lợi (như Cầu Giấy, Thanh Xuân, Đống Đa…).

• Kiểm tra bãi gửi xe hoặc các dịch vụ xung quanh (ăn trưa, nghỉ ngơi, café…).

• Nếu họp với đối tác quốc tế, nên chọn địa điểm gần trung tâm hoặc khu vực có khách sạn.

Tại Novaup, các cơ sở đều nằm ở vị trí đắc địa tại Cầu Giấy và Nguyễn Trãi, giúp khách hàng dễ dàng di chuyển từ các quận trung tâm.

3. Trang thiết bị & cơ sở hạ tầng kỹ thuật đầy đủ

Thiết bị là yếu tố quyết định chất lượng và hiệu quả buổi họp. Một không gian đẹp nhưng thiếu micro, màn chiếu hay wifi ổn định sẽ khiến buổi làm việc trở nên gián đoạn.

Checklist trang thiết bị cần có:

• Máy chiếu / TV màn lớn hỗ trợ trình chiếu HD.

• Micro không dây, mic cài áo, hệ thống loa đạt chuẩn.

• Bảng trắng, bút viết, flipchart phục vụ brainstorming.

• Wifi tốc độ cao, có đường truyền dự phòng.

• Ổ cắm điện, adapter, dây HDMI/VGA sẵn sàng cho khách hàng.

• Điều hoà hoạt động ổn định, ánh sáng dễ chịu.

Tại Novaup, mỗi phòng họp đều được trang bị sẵn hệ thống trình chiếu, âm thanh và mạng Internet băng thông cao. Đội ngũ kỹ thuật viên luôn túc trực hỗ trợ trong suốt thời gian diễn ra sự kiện.

4. Dịch vụ hỗ trợ và khả năng tùy chỉnh linh hoạt

Không chỉ là thuê phòng, doanh nghiệp cần một dịch vụ toàn diện: từ khâu đón tiếp, hỗ trợ kỹ thuật đến teabreak, chụp ảnh, in ấn tài liệu.

Những dịch vụ nên có trong gói thuê phòng họp:

• Lễ tân / đón khách chuyên nghiệp.

• Hỗ trợ kỹ thuật tại chỗ.

• Setup trước giờ họp (điều chỉnh ánh sáng, kiểm tra âm thanh).

• Cung cấp nước uống, café, bánh ngọt hoặc teabreak giữa giờ.

• Dịch vụ in ấn, trang trí backdrop, biển tên, bảng chỉ dẫn.

Tại Novaup, khách hàng có thể chọn gói thuê trọn gói, bao gồm: không gian, setup, teabreak, hỗ trợ kỹ thuật. Mọi chi tiết đều được điều chỉnh linh hoạt theo nhu cầu.

5. Giá cả & chính sách minh bạch

Chi phí là yếu tố quan trọng nhưng không nên là tiêu chí duy nhất. Một số đơn vị cho thuê giá rẻ nhưng thiếu hỗ trợ, dễ phát sinh chi phí ẩn.

Kinh nghiệm khi xem báo giá:

• Yêu cầu bảng giá chi tiết (theo giờ, nửa ngày, cả ngày).

• Hỏi rõ phụ phí: thêm người, thêm giờ, hủy đặt, thay đổi setup.

• Ưu tiên các đơn vị có chính sách hoàn tiền / đổi lịch linh hoạt.

Novaup cam kết minh bạch giá: không phụ phí ẩn, có hợp đồng và hóa đơn rõ ràng, phù hợp với ngân sách của từng loại hình doanh nghiệp.

Checklist nhanh trước khi đặt phòng họp

Xác định rõ mục tiêu và số người tham dự.
Kiểm tra vị trí, chỗ gửi xe, tuyến đường di chuyển.
Đánh giá đầy đủ trang thiết bị và tiện ích.
Yêu cầu hình ảnh thực tế và báo giá chi tiết.
Xác nhận chính sách thay đổi / hủy đặt phòng.

Lựa chọn đúng dịch vụ cho thuê phòng họp sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác. Với vị trí thuận tiện, trang thiết bị hiện đại và dịch vụ hỗ trợ tận tâm, Novaup là lựa chọn tin cậy cho các doanh nghiệp tại Hà Nội đang tìm kiếm một không gian họp hiệu quả và đẳng cấp.

Bảng giá mang tính chất tham khảo, phụ thuộc vào thời điểm thuê và chính sách của mỗi địa điểm, quý khách vui lòng liên hệ hotline để được tư vấn chi tiết: 0961292020

• Hotline: 0961 292 020

• Website: www.novaup.vn

• Booking.novaup@gmail.com

• Có mặt tại nhiều quận trung tâm Hà Nội