Cách lập kế hoạch tổ chức workshop thành công

Hội thảo hay workshop có lẽ là sự kiện phổ biến nhất mà các đơn vị sẽ tổ chức. Đối với những người quan tâm việc tạo ra một danh sách kiểm tra để lập kế hoạch một cuộc hội thảo, thì sau đây Novaup xin giới thiệu một cấu trúc hiệu quả cho việc lập kế hoạch và thực hiện một cuộc hội thảo.

1. Xác mục đích tổ chức sự kiện

– Khán giả là ai?

– Chủ đề của hội thảo là gì?

– Tổ chức ở đâu?

– Tại sao mọi người sẽ tham dự?

– Lịch trình của hội thảo là gì?

2. Làm rõ các thông tin cần thiết

 

– Hồ sơ sự kiện (ngày, thời gian, địa điểm, địa chỉ liên lạc, vv)

– Người chịu trách nhiệm chính /thông tin liên lạc

– Thông tin liên lạc của các nhà cung cấp (suppliers)

– Thông tin/hồ sơ người tham dự

– Không gian cần thiết (ví dụ khu vực trung tâm, sức chứa khoảng 700 người,…)

– Thực phẩm và nước uống

– Yêu cầu về Âm thanh ánh sáng

– Vận chuyển/thi công

3. Phác thảo các nhu cầu của sự kiện

– Thời gian khả thi cho sự kiện (ví dụ cuối tuần, giữa tháng,…)

– Số người tham dự

– Phong cách thiết lập phòng (bàn ghế dạng lớp học, dạng nhà hát, hay chữ U,..)

– Thời lượng của sự kiện (bao gồm thời gian thi công trước và tháo dỡ sau sự kiện)

– Các yêu cầu về thực phẩm và nước giải khát

– Các nhu cầu về âm thanh, hình ảnh (bao gồm cả màn hình, mics, vv.)

4. Về truyền thông, quà tặng

– Mời các phóng viên, nhà báo

– Thiết kế thiệp mời cho khách

– In ấn các tài liệu và hạng mục cơ bản

– Quà tặng khách mời, trò chơi cho sự kiện và phân công người bảo vệ quà tặng

– Bản tên BTC

– Các bảng hướng dẫn, chỉ đường

5. Về diễn giả, khách mời
 

– Xác định diễn giả

– Bài thuyết trình của họ

– Yêu cầu thêm của họ về set up, âm thanh,…

– Công cụ đếm người tham dự

– Bảng khảo sát ý kiến người tham dự
 

Xem thêm: 2 địa chỉ cho thuê phòng đắc địa Quận Ba Đình và Quận Cầu Giấy

Trên đây là những lưu ý để các bạn có thể lập kế hoạch tổ chức một buổi workshop hay hội thảo một cách an toàn và thành công nhất. Và các bạn vẫn chưa biết tìm một địa điểm, đơn vị nào để tổ chức các sự kiệntrên thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi - Novaup tại 22 Thành Công, đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê phòng tổ chức sự kiện, các buổi hội nghị, hội thảo o một cách chuyên nghiệp và an toàn nhất.

 

 

Còn chần chờ gì nữa mà không liên hệ ngay với chúng tôi, Novaup tại địa chỉ 22 Thành Công, Ba Đình, Hà Nội luôn sẵn sằng phục vụ quý khách.

Liên hệ ngay hotline NovaUp 0961.29.20.20 để được tư vấn và đặt phòng nhanh nhất.

Hoặc inbox trực tiếp fanpage: m.me/PhongToChucSuKienNovaUp