Khi tổ chức sự kiện, việc lựa chọn địa điểm phù hợp đóng vai trò quan trọng trong thành công của chương trình. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc phải những sai lầm phổ biến khi thuê phòng hội trường khách sạn. Dưới đây là những lỗi thường gặp và cách khắc phục, giúp bạn tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và hiệu quả.

1. Không Xác Định Rõ Nhu Cầu Trước Khi Thuê

Một trong những sai lầm lớn nhất là không xác định rõ mục đích và quy mô sự kiện trước khi tìm kiếm phòng hội trường. Việc này có thể dẫn đến việc chọn sai không gian, không phù hợp với số lượng khách mời hoặc không đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật cần thiết.

Vì vậy, trước khi liên hệ với đơn vị cho thuê, hãy xác định rõ số lượng khách mời, loại hình sự kiện (hội nghị, hội thảo, đào tạo, tiệc,...) và các yêu cầu đặc biệt như âm thanh, ánh sáng, thiết bị trình chiếu, trang trí,...

2. Bỏ Qua Vị Trí Và Khả Năng Tiếp Cận

Vị trí của phòng hội trường ảnh hưởng trực tiếp đến sự tham gia của khách mời. Nếu địa điểm quá xa hoặc khó tiếp cận, khách mời có thể bỏ lỡ sự kiện hoặc đến muộn.

→ Chọn địa điểm dễ dàng tiếp cận bằng phương tiện công cộng hoặc có chỗ đỗ xe thuận tiện. Novaup có các cơ sở tại các vị trí trung tâm như 22 Thành Công, Ba Đình, Thanh Xuân, Hà Đông, Đống Đa,... thuận tiện cho việc di chuyển của khách mời.

3. Không Kiểm Tra Trang Thiết Bị Và Dịch Vụ Kèm Theo

Nhiều khi, các thiết bị như máy chiếu, âm thanh, micro, Wi-Fi,... không được cung cấp đầy đủ hoặc không hoạt động tốt, gây gián đoạn chương trình.

→ Trước khi ký hợp đồng, hãy yêu cầu đơn vị cho thuê cung cấp danh sách chi tiết các thiết bị và dịch vụ đi kèm. Novaup cam kết cung cấp đầy đủ trang thiết bị hiện đại và đội ngũ kỹ thuật viên hỗ trợ trong suốt sự kiện.

4. Không Đọc Kỹ Hợp Đồng Thuê Phòng

Nhiều doanh nghiệp chỉ chú trọng đến giá cả mà bỏ qua các điều khoản trong hợp đồng, dẫn đến những hiểu lầm hoặc chi phí phát sinh không mong muốn.

→ Đọc kỹ hợp đồng, chú ý đến các điều khoản về giá cả, thời gian thuê, các dịch vụ kèm theo, chính sách hủy bỏ và các khoản phí phát sinh. Nếu có điều gì không rõ ràng, hãy yêu cầu giải thích chi tiết trước khi ký kết.

5. Không Lên Kế Hoạch Dự Phòng

Trong quá trình tổ chức, có thể xảy ra những sự cố ngoài ý muốn như mất điện, sự cố kỹ thuật, hoặc thay đổi đột ngột về số lượng khách mời.

→ Lên kế hoạch dự phòng cho các tình huống khẩn cấp, như có phương án thay thế thiết bị, dự trù thêm không gian hoặc thời gian nếu cần thiết. Novaup luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng trong mọi tình huống để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

6. Đánh giá từ khách hàng trước đó

Trước khi quyết định thuê hội trường tại khách sạn, hãy tham khảo các đánh giá từ những khách hàng trước đó:

• Kiểm tra review trên website của khách sạn hoặc các nền tảng đánh giá uy tín (Google Review, Facebook, TripAdvisor…)

• Hỏi ý kiến từ những đơn vị đã từng tổ chức hội nghị tại đó

• Đến khảo sát thực tế để cảm nhận không gian và chất lượng dịch vụ

• Điều này giúp bạn có cái nhìn khách quan và đưa ra quyết định đúng đắn hơn

• Hotline: 0961 292 020

• Website: www.novaup.vn

• Booking.novaup@gmail.com

• Có mặt tại nhiều quận trung tâm Hà Nội