Hướng dẫn chọn sức chứa phòng hội thảo chuẩn với 5 cách đơn giản; gợi ý phòng NovaUp 10–1000 khách, giá linh hoạt tại Hà Nội, hỗ trợ set up và tư vấn miễn phí.

Phòng hội thảo bao nhiêu người là phù hợp? 5 cách chọn sức chứa chuẩn

Bạn đang băn khoăn không biết phòng hội thảo bao nhiêu người là phù hợp cho sự kiện của mình? Đừng lo, với kinh nghiệm hơn 20 năm trong lĩnh vực cho thuê phòng hội thảo, NovaUp sẽ giúp bạn xác định nhanh chóng sức chứa lý tưởng cũng như giới thiệu các lựa chọn phòng phù hợp nhất cho từng nhu cầu. Hãy cùng khám phá 5 cách chọn sức chứa phòng hội thảo chuẩn ngay dưới đây!

Tại sao cần xác định phòng hội thảo bao nhiêu người là phù hợp?

Việc chọn sức chứa phòng hội thảo phù hợp không chỉ giúp tối ưu hiệu quả tổ chức sự kiện mà còn tiết kiệm chi phí. Nếu chọn phòng quá lớn, không gian thừa thãi sẽ tạo cảm giác loãng và lãng phí. Ngược lại, nếu phòng quá nhỏ, khách mời sẽ khó chịu, bí bách, ảnh hưởng đến trải nghiệm chung.

Với mỗi mục đích tổ chức hội thảo, hội nghị, gặp mặt, đào tạo,… việc ước lượng số lượng người tham dự là điều bắt buộc trước khi thuê phòng hội thảo. Bạn cũng nên cân nhắc kỹ về mục đích, loại hình tương tác (liên tục hay rời rạc), các hoạt động kèm theo (team building, giải lao, tiệc trà,…).

5 cách xác định sức chứa phòng hội thảo chuẩn cho từng nhu cầu

1. Xác định rõ loại sự kiện & số lượng khách mời

Bạn cần lên danh sách khách mời càng cụ thể càng tốt. Nếu chưa xác định chính xác, hãy dự phòng thêm 10-15% số chỗ ngồi để không bị động khi phát sinh khách mời vào phút chót.

Quy tắc cơ bản: Một nhóm nhỏ dưới 20 người, nên chọn loại phòng họp nhỏ, nhóm trên 100 người ưu tiên phòng sự kiện rộng rãi, trang thiết bị chuyên nghiệp.

2. Định dạng & cách sắp xếp ghế ngồi

Cách sắp xếp ghế (theatre, classroom, chữ U, round table…) ảnh hưởng lớn đến sức chứa thực tế. Ví dụ, cùng diện tích 100m², kiểu ghế rạp hát (theatre) sẽ chứa được nhiều người hơn sắp xếp kiểu bàn tròn.

Khi liên hệ thuê phòng họp cho doanh nghiệp tại NovaUp, bạn sẽ được chuyên viên NovaUp tư vấn sắp xếp ghế hợp lý cho từng format sự kiện.

3. Tính đến không gian phụ trợ và khu vực sự kiện

Ngoài chỗ ngồi, cần tính diện tích cho bàn check-in, quầy teabreak, sân khấu, khu vực trưng bày… Điều này giúp bạn chọn đúng phòng hội thảo bao nhiêu người là phù hợp mà vẫn không gian thoải mái.

4. Đánh giá các tiện ích và trang thiết bị đi kèm

Các phòng họp hiện đại như ở NovaUp luôn trang bị sẵn máy chiếu, màn hình, loa, micro… Nếu tổ chức workshop cần thực hành nhóm, chọn phòng có không gian linh hoạt, dễ di chuyển để điều chỉnh layout phù hợp nhất.

5. Tham khảo chuyên gia tổ chức sự kiện và dịch vụ cho thuê uy tín

Đừng ngại hỏi ý kiến các chuyên gia hoặc nhân viên tư vấn của NovaUp để được gợi ý phòng dựa trên ngành nghề, mục tiêu và số lượng khách mời của bạn. Đây là “chìa khóa vàng” giúp bạn chọn sức chứa phòng hội thảo tối ưu nhất!

Khám phá ngay các lựa chọn phòng tại hệ thống phòng NovaUp với đa dạng diện tích và sức chứa, dễ dàng đáp ứng mọi nhu cầu từ nhỏ đến lớn.

Lợi ích nổi bật khi thuê phòng hội thảo theo sức chứa chuẩn tại NovaUp

Thuê phòng hội thảo đúng sức chứa giúp tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả sự kiện và đảm bảo không gian tối ưu cho mọi hoạt động. NovaUp cam kết:

• Linh hoạt lựa chọn phòng từ 10 đến 1000 người, đáp ứng mọi sự kiện từ họp nhóm đến hội nghị lớn.
• Hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, bài trí phòng theo nhu cầu riêng của từng khách hàng.
• Đội ngũ lễ tân, kỹ thuật túc trực trong suốt thời gian sự kiện.
• Đa dạng lựa chọn thuê phòng giá rẻ với mức giá cạnh tranh tại trung tâm Hà Nội.
• Vị trí các phòng đều nằm ở điểm giao thông thuận tiện, dễ tìm và có bãi đỗ xe.

NovaUp có mặt tại hầu hết các quận nội thành Hà Nội, từ Ba Đình, Cầu Giấy, Đống Đa, Thanh Xuân tới Hà Đông,… giúp khách thuận tiện lựa chọn phòng họp tại Hà Nội gần nhất với mình.

Xem thêm các tiện ích tại danh mục dịch vụ NovaUp.

Các yếu tố cần lưu ý khi lựa chọn sức chứa phòng hội thảo

• Ước lượng tăng giảm số khách linh hoạt so với dự kiến ban đầu.
• Lưu ý chiều cao, lưu thông khí, ánh sáng và các yếu tố an toàn phòng cháy chữa cháy.
• Kiểm tra khu vệ sinh, thang máy, chỗ để xe và các khu vực phụ trợ khác.
• Xác định dịch vụ đi kèm (teabreak, thiết bị kỹ thuật, biển bảng chỉ dẫn,…)
• Thời gian thuê có chính xác là giờ hành chính hay ngoài giờ sẽ phát sinh phí.

Hãy xem thêm kinh nghiệm chọn phòng tại mục tin tức về tổ chức hội thảo trên NovaUp!

Giá thuê phòng hội thảo tại NovaUp và dịch vụ đi kèm

NovaUp cung cấp đa dạng mức giá, đáp ứng nhu cầu thuê phòng giá rẻ cho đến phòng vip, tùy vị trí và sức chứa:

• Phòng nhỏ 10–20 người: Giá từ 1,800,000 VNĐ – 2,200,000 VNĐ
• Phòng vừa 40–100 người: Giá từ 1,200,000 VNĐ – 5,000,000 VNĐ
• Phòng lớn trên 100 người: Giá từ 6,500,000 VNĐ trở lên

Bạn có thể xem chi tiết bảng giá tại báo giá phòng hội thảo NovaUp.

Các dịch vụ đi kèm gồm: thiết bị chiếu, loa/micro, wifi, nước uống, lễ tân – kỹ thuật hỗ trợ, set up đa dạng mô hình bàn ghế theo yêu cầu,…

Cách liên hệ đặt phòng hội thảo nhanh tại NovaUp

Hãy chủ động liên hệ để được tư vấn miễn phí, chọn đúng phòng hội thảo bao nhiêu người là phù hợp với mục tiêu sử dụng:

• Hotline: 096.129.2020 – 096.664.9692
• Website: https://novaup.vn
• Hoặc truy cập giới thiệu NovaUp để xem thông tin chi tiết về uy tín, dịch vụ.

Bạn chỉ cần cung cấp số lượng khách, NovaUp sẽ tư vấn ngay danh sách các phòng hội thảo phù hợp nhất cho ngân sách và mục tiêu sự kiện.

FAQ: Giải đáp thắc mắc về sức chứa phòng hội thảo

• 1. Căn cứ nào nên chọn phòng hội thảo bao nhiêu người là phù hợp?
  Cần dựa vào số lượng khách mời dự kiến, tính chất sự kiện và không gian phụ trợ cần thiết.
• 2. Có thể thay đổi loại ghế bày trí theo ý muốn không?
  Có, NovaUp hỗ trợ sắp xếp kiểu ghế ngồi linh hoạt theo đề xuất khách hàng.
• 3. Nên chọn phòng lớn hơn hay đúng sức chứa?
  Nên chọn phòng lớn hơn đôi chút (10–15% sức chứa dự kiến) để đủ dư chỗ đề phòng phát sinh.

Quý khách hàng cũng có thể tham khảo thêm kinh nghiệm chọn phòng hội thảo tại các trang uy tín như Vietnam Booking hoặc Booking.com.

Hy vọng với những chia sẻ trên, bạn đã biết cách xác định phòng hội thảo bao nhiêu người là phù hợp cho sự kiện của mình cũng như lựa chọn được địa chỉ phòng uy tín. Đừng ngần ngại liên hệ NovaUp để được tư vấn và đặt phòng nhanh nhất!