9 mẹo tối ưu chi phí thuê phòng hội thảo tại Hà Nội: chọn đúng quy mô, đặt sớm, giờ thấp điểm, gộp dịch vụ, đàm phán—tiết kiệm tới 20% với NovaUp.

Cách tối ưu chi phí khi thuê phòng hội thảo: 9 mẹo tiết kiệm mà ít ai biết

Bạn đang tìm kiếm cách tối ưu chi phí khi thuê phòng hội thảo mà không làm giảm chất lượng sự kiện? Thực tế, việc lựa chọn địa điểm phù hợp ảnh hưởng lớn tới ngân sách và trải nghiệm khách mời. Nếu bạn đang băn khoăn giữa muôn vàn lựa chọn, bài viết này chia sẻ 9 mẹo tiết kiệm chi phí hiệu quả khi thuê phòng hội thảo tại Hà Nội, đặc biệt áp dụng ngay với hệ thống phòng NovaUp.

1. Đặt phòng phù hợp với quy mô sự kiện

Một trong những cách tối ưu chi phí khi thuê phòng hội thảo hiệu quả nhất là lựa chọn đúng sức chứa. Sử dụng không gian quá lớn sẽ làm tăng giá thuê, trong khi phòng quá nhỏ lại ảnh hưởng trải nghiệm.

Tham khảo thêm nhiều lựa chọn tại hệ thống phòng NovaUp.

2. Ưu tiên đặt sớm—nắm bắt chương trình ưu đãi

Đặt phòng trước giúp bạn chủ động chọn vị trí tốt và được giá ưu đãi.
Nhiều đơn vị dịch vụ, trong đó có NovaUp, thường xuyên triển khai khuyến mãi cho khách hàng đặt sớm. Việc “săn” các chương trình combo hoặc giảm giá theo mùa sẽ giúp bạn tiết kiệm từ 10–20%. Hãy theo dõi thông tin khuyến mãi mới nhất từ NovaUp.

3. Lựa chọn khung giờ thuê phù hợp

Giá thuê phòng hội thảo có thể chênh lệch tùy giờ cao điểm – thấp điểm.
Bạn nên ưu tiên thuê vào buổi trưa từ thứ 2 đến thứ 5, hoặc các khung giờ “vàng” mà ít đơn vị sử dụng.
Tận dụng thời gian này giúp giảm giá thuê, đặc biệt với những phòng có mức phí cao như:

• Nova Ballroom – Ba Đình, Hà Nội, sức chứa 200 người

Chỉ nên chọn phòng phù hợp quy mô và thời điểm linh hoạt để tránh lãng phí ngân sách.

4. So sánh lựa chọn trong cùng phân khúc giá

Trước khi quyết định, hãy so sánh nhiều phòng trong cùng tầm giá, nhỏ gọn hay lớn tùy nhu cầu thực tế.So sánh giá và tiện ích từng phòng để lựa chọn hợp lý, đảm bảo cân đối giữa chi phí và nhu cầu.

5. Gộp nhiều dịch vụ vào chung một lần thuê

Khi thuê phòng giá rẻ, đừng chỉ quan tâm đến tiền phòng. Hãy chọn nơi cung cấp trọn gói các dịch vụ: setup, âm thanh, nước uống, wifi, bảng viết...
NovaUp hiện hỗ trợ các combo tiện ích chuyên nghiệp, giúp khách hàng không phải thuê ngoài lẻ tẻ, tiết kiệm nhiều chi phí ẩn trong quá trình tổ chức.

6. Đàm phán linh hoạt và hỏi rõ về chính sách hoàn/hủy

Đàm phán trực tiếp với đơn vị cung cấp luôn mang lại cơ hội giảm giá hoặc tặng thêm dịch vụ.
Luôn hỏi chi tiết về phí hoàn/lùi lịch để chủ động ứng biến khi thay đổi lịch sự kiện. Đội ngũ NovaUp nổi tiếng thân thiện, sẵn sàng hỗ trợ tối đa để bạn yên tâm về tài chính.

7. Chọn địa điểm thuận tiện di chuyển, hạn chế phát sinh chi phí đi lại

Một địa chỉ cho thuê phòng hội thảo trung tâm giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển, đi lại cho khách mời và thiết bị.
Tại Hà Nội, NovaUp có hệ thống phòng khắp các quận trung tâm như Cầu Giấy, Đống Đa, Ba Đình, Hai Bà Trưng, Hà Đông...
Hãy chọn địa điểm gần nơi làm việc hoặc nhà khách để mọi người dễ dàng di chuyển.

8. Đọc kỹ hợp đồng, tránh các khoản phí ẩn

Trước khi ký hợp đồng thuê phòng họp tại Hà Nội, bạn nhớ kiểm tra:

• Giá đã bao gồm VAT chưa?
• Chi phí dịch vụ phát sinh (vệ sinh, điện, nước, bảo vệ...)?
• Bảng báo giá chính thức và cam kết từ phía NovaUp: xem tại đây.

Việc nắm rõ các điều khoản giúp bạn chủ động kiểm soát chi phí phát sinh, tránh “vỡ” ngân sách vào phút chót.

9. Tận dụng ưu thế của hệ thống phòng đa dạng tại NovaUp

NovaUp có hàng chục phòng từ nhỏ đến lớn, giúp bạn dễ dàng tối ưu chi phí mà vẫn giữ trải nghiệm chuyên nghiệp. Cụ thể:

Phòng cho nhóm nhỏ (10–20 người)

• Nova Harmony, Nova Vũ Trọng Phụng: tiết kiệm – tiện nghi, phù hợp các buổi họp riêng tư hoặc họp lớp.

Phòng nhóm vừa (40–100 người)

• Nova Thành Công 1, Nova Hòa Bình Classroom, Novaup Hạ Đình: giá phải chăng, vị trí thuận tiện.

Phòng hội thảo lớn (200–1000 người)

• Nova Nguỵ Như Kon Tum – Thanh Xuân, 600m2, sức chứa lên tới 1000 người
  
• Nova Đào Duy Anh – Đống Đa, 300m2, sức chứa 400 người
• Nova Lê Lợi – Hà Đông, 400m2, sức chứa 400 người
  

Xem thêm chi tiết từng loại phòng: TẠI ĐÂY.

Lưu ý khi lựa chọn phòng hội thảo để tối ưu chi phí

• Chọn phòng có sức chứa sát nhu cầu thực tế.
• Lưu ý vị trí đỗ xe và tiện ích đi kèm.
• Kiểm tra trang thiết bị: micro, máy chiếu, màn chiếu, bảng viết, điều hoà…
• Đặt phòng càng sớm càng tối ưu chi phí.
• Hỏi rõ các tiện ích miễn phí và chính sách giảm giá cho doanh nghiệp hoặc khách hàng quen.

Gợi ý liên hệ tư vấn & đặt phòng tiết kiệm

Bạn cần tư vấn cụ thể để lựa chọn phòng phù hợp và tiết kiệm chi phí nhất?
Hãy gọi trực tiếp 096.129.2020 – 096.664.9692 để được đội ngũ NovaUp hỗ trợ MIỄN PHÍ, giải đáp mọi thắc mắc về thuê phòng hội thảo, phòng họp cho doanh nghiệp.
Xem thêm tại Trang chủ NovaUp hoặc giới thiệu về chúng tôi!

Câu hỏi thường gặp về cách tối ưu chi phí khi thuê phòng hội thảo

1. Làm sao để biết phòng nào phù hợp nhất với sự kiện của tôi?
   Bạn nên xác định rõ số lượng khách, mục đích và tiện ích cần thiết. Đội ngũ NovaUp sẽ tư vấn phòng hợp ngân sách và nhu cầu.
2. Thuê phòng hội thảo tại NovaUp có phát sinh chi phí ẩn không?
   Báo giá tại NovaUp luôn rõ ràng, trọn gói và cam kết không phát sinh phí ngoài hợp đồng.
3. Tôi có thể đặt phòng gấp vào cuối tuần không?
   NovaUp vẫn hỗ trợ khách hàng đặt phòng gấp, tuy nhiên bạn nên đặt sớm để được giá tốt và chủ động lựa chọn.
4. Có chính sách giảm giá cho thuê phòng doanh nghiệp dài ngày?
   Có! NovaUp ưu đãi cho khách doanh nghiệp thuê định kỳ hoặc thuê nhiều ngày liên tiếp.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn nắm vững cách tối ưu chi phí khi thuê phòng hội thảo. Chúc bạn tổ chức sự kiện thành công, tiết kiệm mà vẫn chuyên nghiệp cùng NovaUp!

Tham khảo thêm về kinh nghiệm tổ chức sự kiện, thuê phòng hội thảo tại website uy tín như VietnamBiz hoặc CafeF để mở rộng kiến thức!