Trong những yếu tố chính làm nên thành công của một sự kiện thì địa điểm tổ chức chiếm một vai trò vô cùng quan trọng. Với những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, việc lựa chọn địa điểm cho sự kiện được coi là khâu đầu tiên để gây ấn tượng với khách tham gia. Do đó, nếu bạn đang có kế hoạch cho một sự kiện và cần tìm địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội phù hợp, hãy lưu ý đến những điều mà Novaup "mách nhỏ" bạn dưới đây.

1. Địa điểm tổ chức sự kiện phải thuận lợi cho việc di chuyển

Bất cứ vị khách mời nào khi đến tham dự sự kiện cũng mong muốn tìm được địa điểm đó dễ dàng và không mất nhiều thời gian tìm đường. Bởi vậy bạn cần tìm hiểu về quãng đường tới nơi tổ chức trước và tự đặt ra câu hỏi liệu các luồng di chuyển khác nhau có tới được địa điểm bạn đã lựa chọn hay không?

Các sự kiện mang tầm quy mô lớn (từ 200 người trở lên) thì địa điểm tổ chức nên được đặt ở khu vực trung tâm của thành phố để người tham gia không mất nhiều thời gian tìm kiếm. 

Theo Novaup, các sự kiện mang tầm quy mô lớn (từ 200 người trở lên) thì địa điểm tổ chức nên được đặt ở khu vực trung tâm của thành phố, trên các trục đường lớn để người tham gia không mất nhiều thời gian đến được sự kiện. Ban tổ chức sự kiện cũng nên bố trí thêm dịch vụ lưu trú hoặc khách sạn ở xung quanh nơi diễn ra sự kiện trong trường hợp khách phải ở lại nhiều ngày.

2. Không gian tổ chức có sức chứa tương ứng với lượng khách tham gia

Điều cần lưu ý tiếp theo khi tìm những địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội đó là về sức chứa và không gian của nơi đó có phù hợp với đối tượng và mục đích  của sự kiện hay không. Với những sự kiện quy mô lớn, người tham dự đông, bạn không thể nào chọn một nơi tổ chức diện tích nhỏ, chật hẹp và ngược lại.

Để khắc phục những hạn chế về không gian, bạn nên căn cứ số lượng người tham gia sự kiện và tìm một nơi tổ chức có thiết kế đơn giản, ít chi tiết để dễ dàng trang trí lại theo chủ đề 

Không gian sự kiện là yếu tố tác động rất lớn đến sự thành công của sự kiện đó, vậy nên trước khi thuê các bạn hãy nên tìm hiểu về quy mô, sức chứa của các phòng mà đơn vị đó có, qua đó có thể lựa chọn và đưa ra quyết định phù hợp với mục đích của mình.

3. Địa điểm tổ chức có nhiều tiện ích đa dạng đi kèm

Tại Hà Nội có rất nhiều đơn vị tổ chức sự kiện tiềm năng nên sự cạnh tranh giữa các đơn vị đều rất lớn, kéo theo nhiều lợi ích hướng đến cho khách hàng lựa chọn.

Nơi tổ chức sự kiện có đầy đủ tiện ích đi kèm như âm thanh, ánh sáng, internet, màn hình led,…. là ưu tiên hàng đầu cho ban tổ chức 

Chắc chắn bạn cũng thích chọn nơi làm sự kiện có thể đảm bảo về không gian, sức chứa lớn và đầy đủ tiện ích đi kèm như âm thanh, ánh sáng, internet, màn hình led,…. hơn việc phải chuẩn bị tất cả mọi thứ, rất tốn thời gian và chi phí. Nhiều năm gần đây, tại các buổi tiệc còn có hình thức tiệc nhẹ, giải khát đều rất được khách tham dự sự kiện ưa thích.

4. Chất lượng dịch vụ phù hợp với chi phí

Chất lượng dịch vụ cũng là điều đáng lưu tâm với khách mời sự kiện. Dựa vào một số tiêu chí đánh giá, bạn có thể cân nhắc về dịch vụ mà địa điểm cung cấp, sự phục vụ của nhân viên nơi tổ chức sự kiện liệu có tốt và cần thiết cho sự kiện hay cần giảm để bổ sung nhân sự của bạn hỗ trợ. Các tiêu chí đó là:

• Thái độ nhân viên phục vụ lịch sự, nhiệt tình.
• Chất lượng đồ ăn, thức uống trong bữa tiệc sự kiện.
• Cơ sở vật chất tiện nghi, không hỏng hóc.
• Mức độ đảm bảo các yêu cầu, cảm kết giữa bên cho thuê địa điểm và ban tổ chức.
• Mức độ xử lý sự cố phát sinh trong sự kiện.

Tiệc teabreak là điểm nhấn ấn tượng cho mỗi sự kiện (Ảnh: Novaup)

Đa phần chất lượng dịch vụ của các địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội có sự chênh lệch nhất định do nhiều yếu tố như chi phí, quy mô tổ chức, tính chất sự kiện vậy nên bạn cũng cần căn cứ vào chúng để quyết định.

5. Chi phí thuê địa điểm hợp lý

Đi kèm với chất lượng dịch vụ, chi phí đầu tư cho sự kiện cũng khiến bạn phải cân nhắc rất nhiều bởi số tiền mà bạn bỏ ra cần phải được nhận lại dịch vụ tốt tương ứng. Vì vậy, hãy lập kế hoạch dự trù chi phí tất cả các hạng mục trong sự kiện và tiến hành khảo giá nhiều địa điểm hoặc tìm hiểu qua những trang hỗ trợ booking để tận dụng tối đa các ưu đãi dành cho sự kiện của bạn.

6. Địa điểm phải bảo đảm an toàn tối đa cho người tham gia sự kiện

Nhằm hạn chế những sự cố, rủi ro khi diễn ra sự kiện, khi thuê địa điểm tổ chức, bạn nên tìm hiểu kỹ lưỡng hệ thống phòng cháy chữa cháy cũng như các vật dụng, lối thoát hiểm của nơi đó có đang đủ điều kiện sử dụng không trước khi bạn quyết định thuê địa điểm.

Mặt khác, cần liên hệ cơ quan an ninh, chính quyền ở nơi tổ chức sự kiện để thông báo và xin cấp phép. Khi có sự chứng nhận của pháp luật, tính an toàn cho sự kiện của bạn sẽ được đề cao.

Xem thêm: 5 điều cần ghi nhớ khi chọn đơn vị cho thuê tổ chức sự kiện

Và Novaup hoàn toàn tự hào là đơn vị cung cấp địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội uy tín với đầy đủ các trang thiết bị tiện nghi phục vụ sự kiện từ nhỏ đến lớn có sức chứa lên đến 300 người và nhiều dịch vụ đi kèm cao cấp như teabreak, đồ uống giữa giờ miễn phí,....Và đặc biệt hơn là chi phí tại Novaup là vô cùng phù hợp khi chỉ từ 200.000VNĐ/giờ là quý khách đã có thể sử dụng phòng tại đây, 200.000VNĐ/giờ cho một sự kiện, quá hời phải không nào. Đừng ngần ngại khi liên hệ chúng tôi để được tư vấn, hướng dẫn thủ tục thuê địa điểm, các dịch vụ tổ chức sự kiện với giá cả hợp lý qua hotline NovaUp 0961.29.20.20 Hoặc inbox trực tiếp fanpage: m.me/PhongToChucSuKienNovaUp.