Bỏ túi 5 kinh nghiệm xương máu khi thuê phòng họp tại Cầu Giấy. Cách kiểm tra vị trí, thiết bị, dịch vụ và tránh các chi phí ẩn không đáng có.

Tìm địa điểm cho thuê phòng họp tại Cầu Giấy trên mạng có vẻ đơn giản, nhưng để tổ chức một sự kiện thành công và không vượt ngân sách, bạn cần nắm rõ những "cạm bẫy" và kinh nghiệm thực tế.

Là chuyên gia trong lĩnh vực cung cấp không gian, Novaup chia sẻ 5 lưu ý vàng giúp bạn thuê được phòng họp ưng ý mà không lo phát sinh chi phí ẩn.

1. Vị Trí, Giao Thông Và Bãi Đỗ Xe

Cầu Giấy là khu vực có mật độ giao thông cao. Đừng chỉ nhìn vào địa chỉ "mặt đường lớn".

• Kinh nghiệm: Hãy kiểm tra xem địa điểm có dễ tìm không? Có nằm trong ngõ ngách hay khu vực thường xuyên tắc đường vào giờ cao điểm không? Quan trọng nhất: Bãi đỗ xe (cả ô tô và xe máy) có đủ rộng rãi và thuận tiện không?

• Giải pháp của Novaup: Các cơ sở như Nova Xuân Thủy, Nova Nguyễn Thị Thập đều nằm ở trục đường chính, có khu vực đỗ xe thuận lợi.

2. Kiểm Tra Trang Thiết Bị Thực Tế

Đừng tin 100% vào ảnh quảng cáo. Một phòng họp chuyên nghiệp phải có thiết bị "xịn".

• Kinh nghiệm: Nếu có thể, hãy đến xem phòng trước. Hãy yêu cầu bật thử máy chiếu (xem độ sáng), thử micro (xem có rè không), kiểm tra tốc độ Wi-Fi. Các thiết bị này miễn phí, nhưng nếu chúng không hoạt động, sự kiện của bạn sẽ thất bại.

• Giải pháp của Novaup: Chúng tôi cam kết thiết bị (máy chiếu, âm thanh) luôn trong tình trạng hoạt động tốt nhất và có kỹ thuật viên kiểm tra trước mỗi sự kiện.

3. Xác Định Rõ Sức Chứa (Tránh Lãng Phí hoặc Quá Tải)

Thuê phòng 200 người cho sự kiện 50 người sẽ gây lãng phí và cảm giác "loãng". Ngược lại, "nhồi nhét" 100 người vào phòng 80 người sẽ gây ngột ngạt.

• Kinh nghiệm: Luôn tính dư ra khoảng 10-15% sức chứa. Ví dụ, sự kiện 80 người nên thuê phòng 100 người. Hãy hỏi rõ đơn vị cho thuê về khả năng setup linh hoạt.

4. Hỏi Rõ Dịch Vụ Miễn Phí & Tính Phí (Tránh Chi Phí Ẩn)

Đây là điều quan trọng nhất để tránh "vỡ" ngân sách.

• Kinh nghiệm: Hãy làm rõ danh sách:

  • Miễn phí: Thường là Wi-Fi, nước lọc, bảng viết, điều hòa, hỗ trợ kỹ thuật cơ bản.

  • Tính phí: Teabreak, in ấn, backdrop, standee, nhân viên kỹ thuật trực xuyên suốt (khác với setup ban đầu), phí gửi xe (nếu có).

• Giải pháp của Novaup: Chúng tôi luôn gửi báo giá chi tiết, tách biệt rõ ràng chi phí thuê phòng và chi phí dịch vụ cộng thêm. Không có chi phí ẩn.

5. Chính Sách Hoàn/Hủy Và Thời Gian Setup

Cuộc sống luôn có bất ngờ. Bạn có thể cần dời lịch sự kiện.

• Kinh nghiệm: Hãy hỏi rõ chính sách hoãn, hủy, hoặc thay đổi lịch. Bạn có được đến sớm để setup (trước 30 phút - 1 tiếng) mà không bị tính thêm phí không?

• Giải pháp của Novaup: Chúng tôi hỗ trợ linh hoạt về thời gian, cho phép khách hàng đến sớm để chuẩn bị (trong khung giờ cho phép) và có chính sách rõ ràng về đặt cọc, hủy lịch.

Bằng cách áp dụng 5 kinh nghiệm trên, bạn sẽ chủ động hơn rất nhiều khi làm việc với bất kỳ đơn vị cho thuê phòng họp tại Cầu Giấy nào.