Để đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ và tận dụng tối đa không gian chuyên nghiệp của chúng tôi, đội ngũ Novaup đã soạn thảo một checklist 7 bước quan trọng. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn quy trình làm việc hiệu quả khi thuê hội trường tổ chức sự kiện tại Novaup.

Bước 1: Xác định rõ Nhu cầu & Quy mô (The Brief)

Trước khi liên hệ, hãy làm rõ:

• Ngày giờ tổ chức (dự kiến).

• Số lượng khách mời (tối đa).

• Loại hình sự kiện (Hội thảo, Workshop, Họp báo...).

• Ngân sách (dự kiến).

• Mẹo Novaup: Cung cấp thông tin càng chi tiết, chúng tôi tư vấn phòng và báo giá càng chính xác.

Bước 2: Liên hệ Novaup & Khảo sát thực tế

• Liên hệ qua Hotline/Email để kiểm tra lịch trống và nhận báo giá sơ bộ.

• Quan trọng: Hãy đặt lịch hẹn đến khảo sát không gian thực tế. Việc này giúp bạn cảm nhận không gian, kiểm tra lối đi, bãi xe và trao đổi trực tiếp với quản lý của chúng tôi.

Bước 3: Chốt Phương án Setup (Layout)

• Bạn muốn setup kiểu rạp hát (Theater), lớp học (Classroom) hay chữ U (U-Shape)?

• Novaup sẽ tư vấn layout tối ưu nhất dựa trên số lượng khách và tính chất sự kiện để đảm bảo tầm nhìn và trải nghiệm tốt nhất.

Bước 4: Xác nhận Gói Dịch vụ Cộng thêm (F&B và Kỹ thuật)

• Teabreak/Catering: Chọn thực đơn (tiệc ngọt, tiệc mặn) và số lượng.

• Thiết bị: Bạn có cần thêm mic không? Có cần màn hình LED không hay chỉ máy chiếu? Bạn có mang theo thiết bị riêng không (ví dụ: laptop, backdrop)?

• Mẹo Novaup: Hãy chốt sớm các dịch vụ này để chúng tôi chuẩn bị chu đáo.

Bước 5: Ký Hợp đồng và Đặt cọc

• Sau khi thống nhất mọi chi tiết, Novaup sẽ gửi hợp đồng dịch vụ.

• Vui lòng đọc kỹ các điều khoản về thanh toán, hủy/hoãn sự kiện và các quy định sử dụng không gian. Việc đặt cọc sẽ chính thức giữ chỗ cho bạn.

Bước 6: Gửi Agenda và Kế hoạch chạy chương trình

• Trước ngày sự kiện 1-2 ngày, hãy gửi cho đội ngũ Novaup (Quản lý/Kỹ thuật) agenda chi tiết (timeline).

• Việc này giúp kỹ thuật viên của chúng tôi nắm rõ thời điểm nào cần hỗ trợ âm thanh, ánh sáng, trình chiếu slide.

Bước 7: Phối hợp Set-up và Tổng duyệt (Trước giờ G)

• Đến sớm ít nhất 1 giờ (hoặc theo thỏa thuận) để chuẩn bị và tổng duyệt.

• Kiểm tra lại toàn bộ thiết bị (mic, máy chiếu, slide), backdrop, và phối hợp lần cuối với kỹ thuật viên Novaup.

Một sự kiện thành công là kết quả của sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Với checklist 7 bước này, Novaup tin rằng quá trình thuê hội trường tổ chức sự kiện của bạn sẽ trở nên đơn giản và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.

Bạn đang ở bước nào trong checklist? Đừng ngần ngại, hãy gọi ngay cho đội ngũ Chăm sóc khách hàng của Novaup để được hỗ trợ từng bước!

Bảng giá mang tính chất tham khảo, phụ thuộc vào thời điểm thuê và chính sách của mỗi địa điểm, quý khách vui lòng liên hệ hotline để được tư vấn chi tiết: 0961292020

• Hotline: 0961 292 020

• Website: www.novaup.vn

• Booking.novaup@gmail.com

• Có mặt tại nhiều quận trung tâm Hà Nội