Tìm kiếm một địa điểm cho thuê phòng hội thảo không khó, nhưng tìm được một nơi hoàn hảo thì không dễ. Giữa hàng trăm lựa chọn, làm thế nào để bạn biết mình không bỏ sót chi tiết quan trọng? Dựa trên kinh nghiệm hỗ trợ hàng ngàn sự kiện, Novaup đã đúc kết 10 câu hỏi "vàng" bạn nhất định phải hỏi nhà cung cấp trước khi ký hợp đồng.

Checklist 10 câu hỏi khi thuê phòng hội thảo

1. Vị trí có dễ tìm và có chỗ đậu xe không?

   • Địa chỉ mặt tiền hay trong hẻm? Hầm xe có đủ sức chứa cho 50-100 xe máy và ô tô không? (Tại Novaup: Luôn là mặt tiền đường lớn, hầm xe rộng rãi của tòa nhà hạng A).

2. Giá thuê đã bao gồm các thiết bị gì?

   • Đây là câu hỏi quan trọng nhất. "Bao gồm" màn hình, âm thanh, mic, flipchart chưa? Hay tất cả đều tính thêm phí?

3. Loại thiết bị trình chiếu là gì?

   • Là máy chiếu (hỏi rõ độ sáng, độ phân giải) hay Màn hình LED? (Novaup tự hào cung cấp Màn hình LED P2.5 cho chất lượng vượt trội).

4. Có nhân viên kỹ thuật hỗ trợ túc trực không?

   • Hay bạn phải "tự bơi" nếu có sự cố? (Novaup luôn có IT túc trực 100%).

5. Chất lượng Wifi có đảm bảo không?

   • Hỏi rõ: Wifi dùng chung hay có đường truyền riêng cho sự kiện? Chịu tải tối đa bao nhiêu thiết bị?

6. Setup theo yêu cầu (Chữ U, Lớp học) có phụ phí không?

   • Nhiều nơi chỉ miễn phí setup rạp hát, các kiểu khác sẽ tính thêm phí. (Novaup: Miễn phí setup lần đầu theo mọi yêu cầu).

7. Dịch vụ Teabreak như thế nào?

   • Có được mang F&B từ bên ngoài vào không? Nếu có, phụ phí là bao nhiêu? Nếu dùng dịch vụ tại chỗ, thực đơn và chi phí ra sao?

8. Không gian có cách âm tốt không?

   • Bạn chắc chắn không muốn buổi hội thảo của mình bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn từ sự kiện phòng bên cạnh. (Novaup: Đảm bảo cách âm tiêu chuẩn).

9. Chính sách hủy/hoãn sự kiện như thế nào?

   • Hãy đọc kỹ điều khoản này. Bạn có được dời ngày miễn phí nếu báo trước (ví dụ) 7 ngày không?

10. Tổng chi phí (VAT, phí dịch vụ) là bao nhiêu?

    • Yêu cầu một báo giá cuối cùng (Final Quotation) bao gồm tất cả các loại thuế, phí để tránh bất ngờ khi thanh toán.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và hỏi đúng câu hỏi sẽ giúp bạn tránh được 99% rủi ro khi tổ chức sự kiện. Tại Novaup, chúng tôi cam kết sự minh bạch. Tất cả 10 câu hỏi trên đều được chúng tôi trả lời rõ ràng trong báo giá.

Bạn đã sẵn sàng cho một trải nghiệm thuê phòng hội thảo an tâm và chuyên nghiệp? Hãy để Novaup trả lời 10 câu hỏi này cho sự kiện của bạn!