Mẹo thuê phòng hội thảo: 10 cách tối ưu chi phí, tránh rủi ro

Tổ chức hội thảo thành công không chỉ phụ thuộc vào nội dung, mà còn rất lớn ở khâu lựa chọn và thuê phòng hội thảo. Làm sao để tiết kiệm chi phí, tối ưu trải nghiệm và tránh những rủi ro không đáng có? Bài viết này mang đến cho bạn 10 mẹo thuê phòng hội thảo hữu ích, giúp các doanh nghiệp hoặc đơn vị tổ chức sự kiện tại Hà Nội chủ động hơn và an tâm lựa chọn dịch vụ tại hệ thống NovaUp.

1. Lên ngân sách rõ ràng và so sánh báo giá phòng hội thảo

Trước khi chọn địa điểm, bạn cần xác định ngân sách và số khách dự kiến. Lên checklist cụ thể giúp bạn giới hạn lựa chọn, tránh phát sinh chi phí ngoài ý muốn.

Nên ưu tiên tham khảo bảng báo giá thuê phòng hội thảo tại NovaUp. Giá niêm yết minh bạch sẽ giúp bạn chủ động kế hoạch tài chính. Ngoài ra, hãy hỏi kỹ về các chi phí dịch vụ đi kèm (âm thanh, ánh sáng, nước uống, Wifi…) để tránh bị tính thêm ngoài hợp đồng.

2. Chọn phòng hội thảo phù hợp quy mô sự kiện

Một trong những mẹo thuê phòng hội thảo quan trọng là lựa chọn đúng sức chứa. Quá chật sẽ gây bí bách, quá rộng thì lãng phí ngân sách. Hệ thống phòng hội thảo NovaUp đa dạng:

• Nhóm nhỏ (10-20 người):
    • Nova Harmony – Đỗ Xuân Hợp, Mỹ Đình, từ 1,800,000 VNĐ, 10-15 người.
    • Nova Vũ Trọng Phụng – Thanh Xuân, từ 2,200,000 VNĐ, 15 người.
• Nhóm vừa (40-100 người):
    • Nova Thành Công 1 – Ba Đình, từ 2,000,000 VNĐ, 60-100 người.
    • Nova Hòa Bình Classroom – Nam Từ Liêm, từ 3,000,000 VNĐ, 40-60 người.
    • Novaup Hạ Đình – Hạ Đình, Thanh Xuân, từ 4,000,000 VNĐ, 60-100 người.
• Sự kiện lớn (200-1000 người):
    • Nova Nguỵ Như Kon Tum – Thanh Xuân, 12,000,000 VNĐ, 200-1000 người.
    • Nova Đào Duy Anh – Đống Đa, 16,000,000 VNĐ, 400 người.
    • Nova Lê Lợi – Hà Đông, 15,000,000 VNĐ, 400 người.

3. Tận dụng các khung giờ, ngày thuê phòng hội thảo giá rẻ

Đa số các trung tâm sự kiện sẽ có mức giá ưu đãi hơn vào các ngày thường (thứ 2-6) hoặc khung giờ sáng. Nếu linh hoạt thời gian tổ chức, đây là mẹo thuê phòng hội thảo giúp tiết kiệm tới 15-20% chi phí.

Tại NovaUp, bạn có thể chủ động trao đổi về lịch trình để nhận được các ưu đãi theo tháng hoặc gói combo nhiều phòng.

4. Nắm rõ các dịch vụ đi kèm khi thuê phòng hội thảo

Đừng chỉ nhìn vào giá thuê phòng hội thảo mà bỏ qua các dịch vụ đi kèm. Những tiện ích bạn cần hỏi rõ gồm: máy chiếu, màn hình LED, hệ thống âm thanh chuyên nghiệp, bàn ghế setup sẵn, dịch vụ trà nước, vệ sinh, bảo vệ, bãi xe, Wifi tốc độ cao.

Các phòng của NovaUp đều trang bị đầy đủ trang thiết bị hiện đại, dịch vụ chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, không phải thuê ngoài. Xem chi tiết tại danh mục dịch vụ NovaUp.

5. Kiểm tra vị trí, giao thông thuận tiện để tránh phát sinh vận chuyển

Một trong những rủi ro khi thuê phòng hội thảo là vị trí xa trung tâm, giao thông bất tiện làm tăng chi phí đi lại cho khách mời. NovaUp có các cơ sở rộng khắp các quận lớn tại Hà Nội như Ba Đình, Cầu Giấy, Đống Đa, Thanh Xuân… giúp doanh nghiệp chủ động lựa chọn vị trí tối ưu.

Luôn ưu tiên các địa điểm gần trung tâm, gần bến xe hoặc các trục giao thông lớn để tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển.

6. Đặt phòng hội thảo sớm để “giữ chỗ - giữ giá”

Đặt sớm không chỉ giúp bạn chọn được phòng hội thảo phù hợp, đẹp mà còn được giữ giá, tránh tăng giá vào mùa cao điểm. Nhiều đơn vị như NovaUp còn có chính sách giảm giá cho khách hàng giữ chỗ sớm hoặc đặt combo nhiều phòng liên tiếp.

7. Đọc kỹ hợp đồng, các điều khoản chính sách hoàn hủy

Một mẹo thuê phòng hội thảo không thể bỏ qua là xem kỹ hợp đồng, đặc biệt là các mục hoàn hủy, thay đổi lịch, chi phí phát sinh. Bạn nên xác nhận các điều khoản rõ ràng, tránh xảy ra tranh cãi, mất tiền oan khi có thay đổi đột xuất.

8. Tham khảo ý kiến, đánh giá khách hàng cũ về trung tâm hội thảo

Những phản hồi thực tế là trải nghiệm chân thật giúp bạn lựa chọn phòng, tránh rủi ro. Trước khi quyết định thuê phòng hội thảo, hãy đọc review trên Google, Facebook hoặc các trang tin như CafeF…

Xem thêm các cảm nhận, chia sẻ từ khách hàng tại trang tin tức NovaUp.

9. Lưu ý khi lựa chọn nội thất, trang thiết bị phòng họp

Yếu tố không gian, ánh sáng, điều hòa, khả năng cách âm, setup bàn ghế cũng rất quan trọng. Một số phòng tại NovaUp như Nova Thành Công 1 hay Nova Hòa Bình Meeting Room có nội thất thân thiện, dễ thay đổi cấu hình cho tối đa nhu cầu sử dụng.

Bạn cũng nên tận dụng tư vấn từ đội ngũ NovaUp để điều chỉnh mô hình phòng phù hợp.

10. Chủ động liên hệ tư vấn & kiểm tra phòng thực tế

Trước khi quyết định thuê phòng hội thảo, bạn nên đến tham quan thử trực tiếp để kiểm tra chất lượng. Đội ngũ NovaUp luôn sẵn sàng hỗ trợ khảo sát và gửi báo giá chi tiết theo nhu cầu riêng của doanh nghiệp. Gọi ngay 096.129.2020 hoặc 096.664.9692 để được tư vấn miễn phí!

Tham khảo một số phòng hội thảo nổi bật tại NovaUp

Phòng cho nhóm nhỏ

• Nova Harmony – Đỗ Xuân Hợp, Mỹ Đình
  Sức chứa: 10-15 người
  Giá thuê: 1,800,000 VNĐ
  
• Nova Vũ Trọng Phụng – Vũ Trọng Phụng, Thanh Xuân
  Sức chứa: 15 người
  Giá thuê: 2,200,000 VNĐ
  

Phòng cho nhóm vừa

• Nova Thành Công 1 – 22 Thành Công, Ba Đình
  Sức chứa: 60-100 người
  Giá thuê: 2,000,000 VNĐ
  
• Nova Hòa Bình Classroom – Bùi Xuân Phái, Nam Từ Liêm
  Sức chứa: 40-60 người
  Giá thuê: 3,000,000 VNĐ
  
• Novaup Hạ Đình – Hạ Đình, Thanh Xuân
  Sức chứa: 60-100 người
  Giá thuê: 4,000,000 VNĐ
  

Phòng hội thảo sự kiện lớn

• Nova Nguỵ Như Kon Tum – Thanh Xuân
  Sức chứa: 200-1000 người
  Giá thuê: 12,000,000 VNĐ
  
• Nova Đào Duy Anh – Đống Đa
  Sức chứa: 400 người
  Giá thuê: 16,000,000 VNĐ
  
• Nova Lê Lợi – Hà Đông
  Sức chứa: 400 người
  Giá thuê: 15,000,000 VNĐ
  

Xem thêm các lựa chọn phòng hội thảo tại danh sách phòng NovaUp.

Gợi ý liên hệ đặt phòng hội thảo giá tốt tại NovaUp

Bạn đang tìm thuê phòng hội thảo với chi phí hợp lý, vị trí đẹp, setup chuyên nghiệp? Hãy liên hệ NovaUp qua hotline 096.129.2020 – 096.664.9692 hoặc truy cập trang chủ NovaUp để được tư vấn chi tiết.

NovaUp là lựa chọn hàng đầu về thuê phòng giá rẻ cho doanh nghiệp, hội nhóm, đơn vị đào tạo tại Hà Nội với hệ thống phòng họp hiện đại, đa dạng, dịch vụ tận tâm và nhiều ưu đãi hấp dẫn.

Câu hỏi thường gặp về mẹo thuê phòng hội thảo

• 1. Khi thuê phòng hội thảo cần đặt cọc trước không?
  Thông thường bạn sẽ phải đặt cọc 30-50% để giữ chỗ, phần còn lại thanh toán sau khi sử dụng dịch vụ.
• 2. Thuê phòng hội thảo tại NovaUp có bao gồm setup và thiết bị không?
  Tất cả phòng tại NovaUp đều được hỗ trợ setup sẵn, có đầy đủ thiết bị hội thảo, âm thanh, hình ảnh, nước uống cơ bản.
• 3. Đặt phòng có thể thay đổi ngày giờ không?
  NovaUp linh động hỗ trợ thay đổi lịch, bạn chỉ cần báo trước ít nhất 03 ngày làm việc.
• 4. Có thể đặt phòng hội thảo ngoài giờ hành chính không?
  Các phòng của NovaUp phục vụ linh động cả cuối tuần, buổi tối tùy theo nhu cầu khách hàng.

Hy vọng 10 mẹo thuê phòng hội thảo trên sẽ giúp bạn tổ chức sự kiện thành công, tiết kiệm và chuyên nghiệp! Tham khảo thêm thông tin tại Giới thiệu NovaUp hoặc xem dịch vụ đi kèm ngay hôm nay.